<目次>

 

Ⅰ．バックオフィス業務

 

①ホワイトカラー系管理業務に共通する課題

 

②”変えるべき課題”と”変えざるを得ない課題”

 

③”実務担当者”と”管理者”の認識のズレ

  

 

Ⅱ．人事業務

 

①人事部門が直面する悩み

 

②問題に寄り添って解決してくれるのは一体誰？

 

③人事にもセカンドオピニオンという選択を

 

④今こそ“弱い人事”から“強い人事”へ

 

 

Ⅲ．“守り→攻め”が理想の姿

 

①改善に向けての２ステップ

 

②守りの人事

 

③基礎を固める重要性

 

④攻めの人事

 

 

Ⅳ．ご提案

 

①人事業務改善コンサルタントだからできること

 

②人事業務改善コンサルタントの特徴

 

③このようなお悩みはありませんか？

 

④このような人事管理をお考えですか？

 

⑤改善対象になる規模

 

⑥改善対象となる業務

 

⑦ご利用の流れ

 

⑧提供プラン

 

 

 

■ホワイトカラー系管理業務に共通する課題

 

はじめに、中小企業における人事を含めたいわゆるバックオフィス業務に共通する２つの課題についてお話をさせていただきます。

 

１つは、当事者に非効率という意識がないこと。

 

組織全体に占める割合の少ない管理部門においては、ローテーションの頻度が少なく、また業務の属人化傾向が強いため、これまでのやり方が当たり前となり、当事者に「非効率な部分がある」という認識自体を持ち合わせていないことです。

 

もう１つは、自ら非効率にしてしまっているということ。

 

会社を取り巻く環境が変化しているにもかかわらず、知らず知らず管理や統制という言葉が独り歩きして、様々なしがらみにとらわれ、”これまでと同じようにしなければならない”と思い込み、結果として業務が非効率になってしまうということです。

 

 

■”変えるべき課題”と”変えざるを得ない課題”

 

技術革新やグローバル化が加速し、これまでの常識とされていたルールが変わり、人々の価値観が多様化していく中で、企業はやむを得ず対応せざるを得ない、変えざるを得ない状況にあります。

 

しかし、管理部門は、「〇〇さんを説得するのに時間が掛かる」「これを変えたらあれも変えなければいけない」と面倒を極力回避する傾向にあり、“変えざるを得ない課題”の対応ばかりに追われ、“変えるべき課題”になかなか目を向けようとしません。

 

ここでは、”変えざるを得ない課題”とは法的な対応、公的機関からの要請、トップからの指示などをいい、“変えるべき課題”とは既存の業務における統合・分離・吸収・廃止のようなことを意味します。 

 

こうした状況が続くと、業務が積みあがり、非効率化の一途を辿ってしまうのです。

 

 

■”実務担当者”と”管理者”の業務に関する理解不足

 

非効率化を助長するひとつの要因として、実務担当者とその管理者の業務に関する理解不足が挙げられます。 

 

実務担当者には問題があるという認識があるものの、その業務が自分以外の担当者や他部門とどのような関連があるのか十分に把握できていないため、自分の力だけでは一向に手が付けられないということ。

 

一方、管理職は業務内容が専門的かつ広範囲に及び、実務担当者が何をやっているのか詳細を把握していないため、 何に時間を取られ、何で困っているか、またどこでつまずいているのかがわからない。

 

もっと言えば、何が問題であるのかさえも理解できていないため、どこの誰にどういった依頼をすればよいか見当もつかないわけです。

 

こうした非効率になりやすい傾向のあるバックオフィス業務の中で、人事部門はどのような問題を抱えているのでしょうか？

 

 

■人事部門が直面する悩み

 

・現在、給与、社会保険、勤怠、評価などの人事オペレーション業務に著しく時間が取られている。

 

・他社で運用している評価制度を取り入れたが、手間だけが増え、管理と現場の不満が増えている。

 

・現行システムは、給与計算のみに使用しており、その他の機能が全く活かせていない。

 

・規程と実態の乖離が激しい。

 

・人事業務改善のプロジェクトは立ち上がっただけで、事実上ストップしている。

 

 

このようなことで頭を悩ませておられる人事関係者は、意外と多いのではないでしょうか？

 

 

■問題に寄り添って解決してくれるのは一体誰？

 

これらの問題解決に向けて情報収集しても、実は中小企業にフィットする提案はあまり見つからないのです。

 

なぜならそれは主に“人事制度”“評価制度”の設計だけ、またはＲＰＡやクラウドタイプをはじめとする高機能・高価格の自社システムの販売を目的とした提案がほとんどだからです。

 

中小企業の人事担当者が実際のオペレーションで困っていることに向き合ってくれる存在があまりに少ないという事実を伺い知ることができます。

 

これまでに「それは運用側の問題であり、それは御社でご対応いただかないと・・・」とシステム導入後に、ベンダー側から冷たい対応をされ、がっかりしたというご経験はありませんか？

 

バックオフィス業務は、実務経験が十分でない資格だけの専門家や実際に人事業務に携わったことのないシステム担当者には、なかなか対応が難しいのです。

 

では、こうした人事業務の改善をトータルで指南してくれる人は何処にいるのでしょうか？

 

 

■人事にもセカンドオピニオンという選択を

 

人事は、各管理業務が独立して存在しているのではなく、業務ごとの関連性だけでなく、他部門との連携も意識したトータルの管理が望まれます。

 

御社は器が立派な制度や仕組みを導入しただけで、どこかで魂が抜け落ち、“理念”と“実態”に乖離のある人事管理に陥っていないでしょうか？

 

人事管理の要諦は、人事基本情報、給与情報、勤怠情報、評価情報などにきちんとデータ的にも帳票的にも有機的なつながりを持たせるとともに、継続して鮮度を保てる情報管理の仕組みを作ることだといえます。

 

新たに人事システムを構築する場合でも、既存の管理方法をそのまま踏襲するのではなく、将来を見越して管理すべきこと、または管理しやすい手法を複数提示できるようなアドバイザーが御社にはいらっしゃいますか？

 

 

「人事にセカンドオピニオンという選択を！」検討してみませんか？

 

 

■今こそ“弱い人事”から“強い人事”へ

 

中小企業の中には、人事・総務・経理部門のような直接利益を生まないところに時間やコストをかけるのは無駄だと考えられる経営者が多いと聞きます。

 

しかし一方で、社員の定着率が悪い、優秀な人材が欲しい、残業の削減や有休付与などの働き方改革に対応せよなどと、人事へ厳しく要求します。

 

そして、新たな課題が累積債務のように積み上がることにより、公的機関への提出遅延や給与計算ミスなどが続くと、社内外において人事部門の立場がますます弱くなっていくのです。

 

まさに御社がこのような状態であれば、今こそ“弱い人事”から“強い人事”へ生まれ変わるチャンスです。

 

 

■改善に向けての２ステップ

 

『人事業務改善コンサルタント』が御社の課題解決に向けて支援をさせていただきます。

 

提案は次のように非常にシンプルです。

 

 

第１ステップ　基礎（守りの人事）

 

<内容>

人事管理情報をあるべき姿に向けて整備した上で、給与・勤怠・労務・社会保険などの業務を効率化し、人員を増やすことなく、遅延やミスが発生しにくい体制を構築し、人事の基礎を固める。

 

<手法>

期間を定めたプロジェクト型コンサルティング

 

 

第２ステップ　発展（攻めの人事）

 

<内容>

主に評価、異動、採用、教育を強化するために、整備した人事情報を活用しながら、戦略型人事へ移行し、社内外に影響力を持つ強い人事部門を目指す。

 

<コンサルティング>

１年単位の顧問契約型コンサルティング

 

<スポット研修>

必要に応じた人材育成のための研修の実施

 

 

 

■守りの人事

 

さて、中小企業の人事管理においては、まずはオペレーションがミスなく、必要な情報が必要な時、即座に引き出せる仕組みを作ることが大切だと考えます。

 

そうしたときに真っ先にシステムを導入して解決を図ろうとする考え方があります。

 

それも選択肢の一つですが、その前に今のリソースで出来ることがないかきちんと精査することが重要です。

 

本当は利便性の高いシステムを導入しているはずなのに、担当者変更などにより、せっかくの価値ある機能が活かせていない、そもそも誰も知らないというようなことは、実はよくあります。

 

現状を見つめ、振り返り、最適なアクションをとることが“守りの人事”に向けての近道になるのです。

 

 

■基礎を固める重要性

 

“守りの人事”を構築する上で、真っ先に取り掛かるべきこととは何でしょうか？

 

それは、自社に必要となる人事情報とは何か、それを使って何をするかをきちんと最初に

定義することなのです。

 

対処療法的な対応（やり方）にはこだわらずに、まずは管理するべきデータベースをきちんと固めることが重要なのです。

 

私は、どこかのシステムベンダーと提携しているわけではありませんので、新規のシステム導入も含めて、お客様が最善の選択ができるようフラットなご提案が出来ます。

 

 

■攻めの人事

 

“攻めの人事”においては、次のような好循環サイクルを目指すことが大切です。

 

人材育成　→　適正な評価　→　適正な処遇　→　適材適所の人員配置　→　人材育成・・・

 

これは特に、他部門との連携および関係者全員を巻き込む力が鍵となります。

 

また、仕組みや運用が変わっても、効果が出るまでにはある程度時間も掛かります。

 

それでも、“適正な評価や処遇“、“人材の有効活用”の好循環サイクルは、全社員のモチベーションアップや定着化などに大きな期待ができます。

 

しかし、最も大切なことは、この過程で得られた効果よりも、”必要があれば変えることをいとわない組織風土の醸成”なのです。

 

まず人事が変わることによって、将来事業環境が激変しても、全部門で”持続的な改善サイクル”が働くことが見込まれるからです。

 

 

 

■人事業務改善コンサルタントだからできること

 

私はこれまでに、数多の失敗を繰り返しながらも、いくつもの成果を挙げた独自の改善ノウハウがあります。

 

勤怠システム導入による合理化、システムでの管理を重視した帳票整備、統合・分離・廃止による業務のフローの最適化を実行してきました。

 

私は、信頼される人事部門に再構築するための根本治療型スタイルを取りながら、地に足のついた再現性のある人事業務改善提案ができるコンサルタントであると自負しております。

 

必要なデータと帳票を手に入れて、ヒアリングをして、後日書面だけで提案するようなコンサルティングスタイルは取りません。

 

実際に担当者と肩を並べて、どのような工程で何をしているのかを質問したり、その業務は何のために必要であるかを確認しながら進めます。

 

そうした手間が掛かる分、一時的な経費が増えることになりますが、完了後、その効果にご納得いただけるものと確信します。

 

 

■人事業務改善コンサルタントの特徴

 

・小売業・サービス業（調剤薬局やドラッグストアなどの医療系）での勤務経験があります。

 

・上場企業で人事の全ての分野において実務経験があります。

 

・国家資格キャリアコンサルタントを保有しています。

 

・人事管理のオペレーションの効率化、合理化、短縮化の実績があります。

 

・人事・勤怠等のシステム導入の選定・導入に関わった経験があります。

 

・一緒になって課題解決に向かう伴走型コンサルティングスタイルです。

 

・効果を最大化するために、各担当者と一緒に業務をする時間を取ります。

 

・ヒアリングだけでは浮かんでこない潜在的なニーズを掘り起こすことができます。

 

 

■このようなお悩みはありませんか？

 

次のようなことでお悩みの中小企業の人事部門責任者様へ最適なご提案が出来ます。

 

 

・自社の人事管理が本当に適切かどうか誰に聞けばいいかわからない。

 

・業務が煩雑という理由だけで中身を吟味しないままアウトソーシングしてしまっている。

 

・顧問契約している社労士には公的機関への手続きや給与処理作業しか頼めない。

 

・大企業向けの人事制度改革の提案ばかりで業務改善に適した依頼先が見当たらない。

 

・特定のベンダーが提供するシステムを押し付けられそうで依頼を躊躇している。

 

・現在のシステムは汎用性が低く、手作業が多いため明らかに非効率だと思っている。

 

・就業規則と実態の乖離があるものの、定常業務に忙殺され、手が付けられない。

 

 

 

■このような人事管理をお考えですか？

 

次のような人事管理をしたいとお考えの人事部門責任者様に最適なご提案ができます。

 

 

・人事部門の既存メンバーできちんとした人事管理ができるような仕組みにしたい。

 

・面倒だからといって社労士へ丸投げするのではなく、きちんと中身を抑えておきたい。

 

・人が変わっても対応できるようなわかりやすい人事管理オペレーションにしたい。

 

・業務改善の考え方やノウハウを会社の資産として蓄積したい。

 

・既存のグループウェアなどのリソースをなるべく活用して業務の合理化をしたい。

 

・人事関連資料の作成時間を短縮できるよう人事情報をきちんと整備したい。

 

 

 

■改善対象になる規模

 

あくまでも目安であり、この限りではありません。

 

・全従業員数500名以内

 

・人事管理部門従業員数3～6名程度

※この場合の人事とは、次の業務を所管している部門を想定しています。

採用、退職、教育、異動、給与、勤怠、社会保険、安全衛生

 

 

 

■改善対象となる業務

 

主に人事に関わる次の管理業務を改善対象とします。

 

・人事基本情報管理

・労働契約関連

・採用・退職管理

・人事異動関連

・人事評価管理

・勤怠管理

・給与管理

・退職金管理

・社会保険管理

・安全衛生管理

 

 

 

■ご利用の流れ

 

<STEP1>

 

お問い合わせ

まずは、問い合わせフォームからお問い合わせください。

 

<STEP2>

 

初回ヒアリング

 

人事部門の責任者様、ご担当者様と面談し、御社の課題をお聞きした上で、こちらが対応できる範囲や報酬についてご説明します。

 

<STEP3>

 

見積書の提示

 

ヒアリング結果を踏まえ、最適なプランをご提案します。

 

<STEP4>

 

契約書締結

 

現地に赴き、契約内容を説明後、コンサルティング契約書に双方押印し、コンサルティングを開始します。

 

 

 

■料金プラン

 

 

お問い合わせ下さい。